개인사업을 하는 김 한국씨는 자신의 승용차를 출퇴근용 및 사업용으로 사용하고 있습니다. 관련비용 전액을 사업비용으로 처리한 김 한국씨는 차량사용일지(daily mileage log) 등을 작성하여 사용 내역을 개인용과 업무용으로 구분하고 사업과 관련한 비용만 공제하여야 한다는 이야기를 듣고 고민에 빠졌습니다.

항공기, 기차, 버스, 택시, 자동차 등의 이용으로 발생한 교통비(transportation expenses)중 사업과 관련된 비용은 사업비용(business expenses)으로 공제할 수 있습니다. 여기에서 공제가 가능한 교통비라 함은 거래처 방문, 사업과 관련한 미팅 참석, 한 사업장에서 다른 사업장으로 이동 등으로 발생하는 비용을 말합니다. 그러나 사업장으로의 출퇴근과 관련된 비용은 포함되지 않습니다(다만, 1년 이내로 근무할 임시사업장(temporary work location)으로 출퇴근하는 비용은 공제 가능한 교통비에 포함됨).

위의 교통비중 자신의 자동차를 사업에 사용함으로써 발생한 비용을 차량유지비(car expenses)라 합니다. 납세자가 차량유지비를 비용으로 인정받기 위해서는 차량사용일지 등을 작성하여 사용내역을 개인용 및 사업용으로 구분하고, 관련 증빙자료 등을 통해 이를 입증하여야 합니다.
공제 가능한 차량유지비(car expenses)는 ‘표준 마일리지 율(standard mileage rate)’ 또는 ‘실제 지출한 비용(actual car expenses)’에 의해 계산됩니다.

‘Standard mileage rate’란 납세자의 편의를 위해 실제지출액에 상관없이 마일리지당 일정액(2010의 경우 마일당50센트)을 비용으로 공제해 주는 것을 말합니다. 예를 들어, 2010년도 중 사업에 사용한 마일리지가 10,000마일이라면 실제지출액에 상관없이 $5,000 ( 10,000마일 x 50센트)을 차량유지비로 인정해 줍니다. 마일리지당 금액은 매년 물가상승률 등을 고려하여 책정되는 데, 이 금액에는 감가상각비, 유류대, 수선비, 보험료 및 기타 비용이 모두 포함되어 있습니다. 따라서 Standard mileage rate 를 사용한 경우에는 이러한 비용을 추가로 공제할 수 없습니다. 그러나 주차료와 통행료(사업장의 주차료와 출퇴근용 통행료는 제외), 세금 및 자동차 대출금에 대한 이자는 사업자 여부 등에 따라 공제가 가능합니다.

Standard mileage rate를 사용하기 위해서는 반드시 자동차를 사업에 사용하는 첫해에 이 방법을 선택하여야 합니다. 만약 첫해에 이 방법을 선택하지 않았다면 그 이후에는 이 방법을 적용할 수 없으며, 첫해에 이 방법을 사용하였다면 이 후에는 standard mileage rate또는 actual car expenses를 선택하여 사용할 수 있습니다(단, 리스 차량은 첫해 standard mileage rate를 사용했다면 이를 계속 사용하여야 함). 그러나 자동차에 대해 정액법(straight line method)이외의 감가상각방법을 사용하거나, section 179 deduction을 적용한 경우, 또는 보너스 감가상각을 적용한 경우에는 당초부터 standard mileage rate를 적용할 수 없습니다.

‘Actual car expenses’는 실제 지출한 금액으로 차량유지비를 계산하는 것으로 감가상각비(또는 리스료), 등록비, 라이선스, 유류비, 수선비, 주차료, 통행료, 타이어 등 실제 지출한 비용을 공제해주는 것을 말합니다. 이 방법은 관련 증빙을 통해 실제지출액을 입증하여야 하므로 번거로울 수 있으나 이 방법이 standard mileage rate를 사용하는 것보다 유리하다면 이 방법을 사용할 수 있습니다. 리스 차량에 대해 이 방법을 적용하는 경우 공제 가능한 리스료에 대해서는 특별규정(inclusion amount)이 적용됩니다.

한편, 직원(employee)이 본인의 자동차를 고용주(employer)의 사업에 사용하는 경우가 있는 데, 이 때에는 비용의 보전(reimbursement)여부 및 보전 방식에 따라 처리 방법이 달라집니다.
고용주로부터 관련비용을 보전 받지 못한 경우, 직원은 본인이 지출한 비용을 항목별공제(itemized deduction)에 포함하여 공제할 수 있습니다(2% AGI가 적용되는 항목). 이 경우Form2106(또는 Form2106-EZ)및 Schedule A를 작성하여 공제여부를 판단하여야 합니다.

직원이 관련비용을 보전 받는 경우에는, 보전 방법이 Accountable Plan이냐 Nonaccountable Plan이냐에 따라 처리가 달라집니다. Accountable Plan이란 다음의 규칙에 따라 비용을 보전해주는 방법을 말합니다. 첫째; 직원이 지출한 비용이 고용주의 사업과 관련이 있어야 하며, 둘째; 일정한 기한내에 관련증빙을 고용주에게 제출하여 이를 입증하여야 하며, 셋째; 만약 지출액을 초과하여 보전된 금액이 있는 경우 일정 기한내에 그 금액을 고용주에게 돌려줘야 합니다. 이러한 Accountable Plan에 의해 지출비용을 보전 받았다면, 보전 금액은 직원의 급여에 포함하지 아니하며, 지출한 비용은 공제하지 아니합니다.

Nonaccoutable Plan이란 Accountable Plan의 요건을 만족하지 못한 경우를 말합니다. 이 때에는 보전 받은 금액 전액을 직원의 급여에 포함시켜야 하며 직원은 본인이 지출한 금액을 항목별공제에 포함하여 공제여부를 판단하여야 합니다.

이 내용은 현행 법령을 기준으로 일반적인 내용을 안내한 것입니다. 따라서 실제 개별적인 세무신고시에는 반드시 전문가의 조언을 받아 처리하시기 바랍니다.

이명원
한국공인회계사
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